NOTICIAS DE INTERES

Un sistema inteligente de recuperación y difusión de información

Mercurio es un servicio personalizado de noticias, basado en técnicas de análisis del contenido textual (categorización de textos) [Sebastiani, 99] y de recuperación de información [Baeza-Yates and Ribeiro-Neto, 99]), así como en modelado de usuario [Gervás et al., 99], que selecciona la información relevante para cada usuario. Gracias a Mercurio, cualquier usuario podrá recibir, a través del correo electrónico, un mensaje diario con las noticias que el sistema detecta como relevantes según sus intereses, previamente definidos en el momento de registrarse en el sistema.

Un usuario se registra en el sistema proporcionando una dirección de correo electrónico, un login y un password. A continuación, construye un perfil o modelo de usuario a partir de sus preferencias: días de la semana en los que quiere recibir noticias, número máximo de noticias por mensaje, desactivación temporal del servicio y delimitación de los intereses del usuario. Estos intereses se pueden definir conforme a las secciones del periódico ABC, a un conjunto de categorías presentado como sistema alternativo de clasificación (que se corresponden con las categorías de primer nivel de Yahoo España) y a los términos elegidos por el propio usuario.

Hay que recordar que también incorpora un sistema de búsqueda que permite al usuario llevar a cabo búsquedas básicas sobre las noticias del día, ya que el usuario puede estar interesado en una información concreta, pero no incluida en su perfil. El usuario podrá modificar su modelo, sabiendo que el sistema se ejecuta cada día, una sola vez, y a primera hora de la mañana, en el momento en que las noticias están disponibles.

El mensaje recibido por el usuario contiene: su nombre, la fecha y, de cada noticia, el título, su relevancia (en porcentaje), un resumen y un enlace a la noticia completa en el periódico digital. Al final del mensaje se muestran los intereses que tiene especificados en su perfil, en función de las secciones, categorías y términos elegidos.

Desde un punto de vista técnico, es relevante señalar que la representación de la información se obtiene gracias a la aplicación a cada texto del modelo del espacio vectorial [Salton, 89]. La representación de las categorías se realiza con el texto asociado a las páginas web de las categorías de primer nivel de Yahoo España. Los términos se representan también mediante el modelo del espacio vectorial.

Para realizar la selección se categorizan automáticamente las noticias respecto al sistema alternativo de clasificación y se seleccionan las noticias más relevantes con respecto a los términos elegidos por el usuario. Además, las noticias se procesan para confirmar que pertenecen a algunas de las secciones elegidas por el usuario. Finalmente, los resultados que se obtienen se integran para obtener un valor final de relevancia.

NOTICIAS DE INTERES

No basta con los ERP, se requieren sistemas de información que ayuden en la toma de decisiones.

Los últimos años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos, más conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia cada vez mayor de ofertas de este tipo de aplicaciones dejando claro que es relativamente más económico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economía es en su mayoría en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.

Dado que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los ERP no están diseñados.

Esta es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente no está incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de resultados.

Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis. Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

Hoy en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de éstos semáforos, para determinar las causas de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Se espera que la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá clasificaciones en múltiples formas aún no definidas, para el SIG. Una definición equívoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para tomar decisiones.

ADMINISTRACION DE LA INFORMACION Y TOMA DE DECISIONES

Modelos clásico y contemporáneo de las actividades y funciones de la administración.

Los modelos clásicos de administración se plasmaban en las funciones de planeación, organización, coordinación, decisión y control. La investigación actual ha examinado el comportamiento real de los administradores para mostrar cómo los administradores hacen que las cosas ocurran.

Mintzberg encontró que las actividades reates de los administradores están altamente fragmentadas, son variadas y de duración muy corta, moviéndose de una cuestión a otra de manera rápida e intensa. Otras investigaciones conductuales han encontrado que los administradores pasan un tiempo considerable tratando de cumplir con sus programas y metas personales y que evaden totalmente la toma de decisiones grandiosas y avasalladoras.

Niveles tipos y etapas de la toma de decisiones.

La torna de decisiones en una institución puede clasificarse de acuerdo con el nivel organizacional: estratégicas, de control administrativo, de conocimiento y de control operativo.

Las decisiones pueden ser estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas, con las del primer tipo, ubicándose en el nivel operativo de la institución y las últimas al nivel de planeación estratégica. La naturaleza y el nivel de toma de decisiones son factores importantes para la construcción de los sistemas de información para los administradores.

La toma de decisiones en sí es una actividad compleja a los niveles individual e institucional. Simón describe cuatro etapas fundamentales en la toma de decisiones:

1) inteligencia, 2) diseño, 3) selección y 4) implantación.

Modelos para describir a la toma de decisiones individual e institucional.

Los modelos racionales de toma de decisiones suponen que los seres humanos pueden escoger alternativas y consecuencias basándose en la prioridad de sus objetivos y metas. El riguroso modelo racional de la torna de decisiones a nivel individual ha sido modificado por la investigación conductual que sugiere que la racionalidad está limitada. Las personas “satisfacen”, “escarban” las decisiones de manera incremental  o seleccionan alternativas sesgadas por su estilo cognoscitivo y su marco de referencia.

Los modelos institucionales de torna de decisiones ilustran que la verdadera toma de decisiones dentro de la institución tiene lugar en arenas donde operan muchas fuerzas psicológicas, políticas y burocráticas. Luego, la toma de decisiones a nivel institucional puede no necesariamente ser racional. El diseño de los sistemas de información debe adaptarse a estas realidades, reconociendo que la toma de decisiones nunca ha sido un proceso sencillo.

Cómo los sistemas de información pueden ayudar a los administradores en su toma de decisiones.

Si los sistemas de información se construyen adecuadamente, pueden dar apoyo a la toma de decisiones a nivel personal e institucional. Hasta ahora, los sistemas de información han sido de la mayor utilidad para los administradores en la realización de sus funciones de información y decisión; los mismos sistemas han sido de valor muy limitado para las funciones impersonales de los administradores. Los sistemas de información que son menos formales y altamente flexibles serán de ñ utilidad que los sistemas grandes y formales en niveles institucionales más elevados.

El diseño de sistemas de información debe adaptarse a estas realidades. Los diseñadores deben reconocer que la toma de decisiones no es nunca un proceso sencillo. Los sistemas de información pueden ayudar mejor a los administradores y a la toma de decisiones si son flexibles, con modelos analíticos e intuitivos múltiples para evaluar los datos y la capacidad de dar soporte a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos.

LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LAS INSTITUCIONES

Características sobresalientes de las instituciones.

Todas las ir modernas son jerárquicas, especializadas e imparciales. Emplean procedimientos explícitos estandarizados de operación para maximizar la eficiencia. Todas las instituciones tienen su propia cultura y sus políticas, que surgen de las diferencias de los distintos grupos de interés. Las instituciones tienen diferencias en cuanto a sus metas, grupos a los que sirven, roles sociales, estilos de liderazgo, incentivos, medio ambiente que las rodea y tipos de tareas que llevan a cabo. Estas diferencias crean los distintos tipos de estructuras organizacionales.

Minzberg clasificó las operaciones en cinco tipos de estructuras: la estructura simple de inversión, la máquina burocrática, la burocracia divisionalizada, la burocracia profesional y la adhocracia.

El papel cambiante de los sistemas de información dentro de la institución.

Los sistemas de información computarizados están apoyados en las instituciones por un “paquete de cómputo” que consiste en una unidad de organización formal o departamento de sistemas de información, especialistas de sistemas de información y tecnología de cómputo. Los papeles de los sistemas de información y del paquete de cómputo en la institución se han hecho cada vez más críticos para las operaciones diarias y para la toma de las decisiones estratégicas.

Comparar modelos para la descripción de los sistemas en la institución. Las instituciones adoptan los sistemas de información por razones externas ambientales, como incrementar la competencia, o para responder a los cambios en las reglamentaciones gubernamentales y por razones internas o institucionales, como promover los valores o intereses de la alta dirección.

Principales teorías sobre las instituciones que permiten comprender sus relaciones con los sistemas de información.

Las teorías que describen la relación entre los sistemas de información y las instituciones pueden clasificarse en las basadas en modelos económicos o de comportamiento de la empresa. Las teorías basadas en los modelos económicos de la empresa incluyen al modelo microeconómico, la teoría de los costos de las operaciones y la teoría de los agentes. Las teorías basadas en los modelos conductuales de la empresa incluyen la teoría sobre la decisión y control, la teoría sociológica, la teoría posindustrial, las teorías culturales y las teorías políticas.

Discutir el impacto de los sistemas de información en la estructura organizacional, en la cultura, los procesos políticos y la administración. El impacto de los sistemas de información en las instituciones no es unidireccional. Los sistemas de información y las instituciones en donde se usan interactúan y se influyen mutuamente. La introducción de un nuevo sistema de información afectará a la estructura organizacional, las metas, diseño del trabajo, los valores, la competencia entre los grupos de interés, a la toma de decisiones y el comportamiento diario. Al mismo tiempo, los sistemas de información deben ser diseñados para servir a las necesidades de grupos importantes de instituciones, y serán conforma dos por la estructura, tareas, metas, cultura, políticas y administración de la institución. El poder de los sistemas de información para transformar radicalmente a las instituciones al aplanar las jerarquías institucionales no se ha demostrado aún para todos los tipos de instituciones.

Implicaciones institucionales para el diseño e implantación de los sistemas.

Las características sobresalientes de las instituciones que deben ser tocadas por los sistemas de información incluyen a los niveles organizacionales, estructuras organizacionales, tipos de tareas y decisiones, la naturaleza del apoyo administrativo y los sentimientos y actitudes de los trabajadores que emplearán, al sistema. La historia y el entorno de la institución deberán también de ser considerados.

La implantación de un nuevo sistema de información es a menudo más difícil de lo que se prevé, a causa de los requerimientos de cambio organizacional. Como los sistemas de información potencialmente cambian las dimensiones importantes de la institución, incluyendo a la estructura, cultura, relaciones de poder y actividades de trabajo, a menudo se tiene una resistencia considerable a los nuevos sistemas.

SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACION

Por qué ahora la información se considera un recurso estratégico.

Anteriormente, la información se consideraba como una molestia burocrática y una herramienta limitada a la toma de decisiones por parte de los niveles administrativos. En la actualidad, los sistemas de información pueden incrementar tan dramáticamente la productividad y la eficiencia de una empresa que la información es contemplada como un arma contra la competencia y un recurso estratégico.

Sistema estratégico de información.

Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos, servicios o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a obtener ventajas contra la competencia.

Modelos de las fuerzas de la competencia y de la cadena de valor pueden emplearse para identificar oportunidades para los sistemas estratégicos de información.

Los modelos de la cadena del valor y de las fuerzas de la competencia ayudan a identificar las áreas de la empresa en donde los sistemas de información pueden proporcionar una ventaja estratégica. El modelo de las fuerzas de la competencia describe una cantidad de amenazas y oportunidades externas a las que las empresas se enfrentan y que deben contrarrestar con estrategias competitivas. Los sistemas de información pueden desarrollarse para detener a quienes incurren por primera vez en el mercado, contra la presión de los productos substitutos, el poder de negociación de los compradores, el poder de negociación de los proveedores y el posicionamiento de los competidores tradicionales del sector.

El modelo de la cadena de valor destaca actividades específicas en la empresa donde mejor pueden aplicarse las estrategias competitivas y en donde los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico. Este modelo contempla a la empresa corno una serie o una “cadena” de actividades básicas que añaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa. Los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico en las actividades que añaden el mayor valor a la empresa.

Cómo los sistemas de información contribuyen a los cuatro tipos de estrategias que las empresas pueden seguir.

Los sistemas de información pueden ayudar a que las empresas persigan las cuatro estrategias competitivas básicas: Los sistemas de información pueden ser usados para desarrollar nuevos nichos de mercado; pueden capturar a los clientes y provee dores al subir el costo del cambio; pueden proporcionar productos y servicios únicos; pueden ayudar a que las empresas proporcionen productos y servicios a menor costo al reducir los costos de producción y distribución.

Por qué los sistemas estratégicos de información son tan difíciles de producir y mantener.

No con todos los sistemas estratégicos se tiene una utilidad; pueden ser caros y riesgosos en su construcción. Muchos sistemas estratégicos de información son fácilmente copiados por otras empresas, de manera que la ventaja estratégica no siempre puede conservarse. La implantación de sistemas estratégicos a menudo implica un gran cambio organizacional y una transición de un nivel socio técnico a otro. Tales cambios se llaman transiciones estratégicas y son con frecuencia difíciles y dolorosas de llevarse a cabo.

NOTICIAS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Siete claves del éxito al adoptar sistemas de información

La tecnología ayuda a una empresa a organizarse mejor.

Opinión / El entorno empresarial actual difiere enormemente del que vivíamos hace 10 años y de las necesidades y exigencias de los años venideros.

En el futuro, se van a superar con creces los requerimientos actuales, lo cual causa que las competencias personales y empresariales deban ser cada vez más sofisticadas y exigentes.

Esta dinámica ha sido impulsada en mayor medida por el crecimiento de las innovaciones tecnológicas en materia de acopio, transformación y difusión de información, las cuales nos han llevado a tener un mundo cada vez más en línea, que exige por lo tanto más agilidad e inmediatez en las acciones y decisiones para mantenernos competitivos en un mundo donde, paradójicamente, la constante es el cambio.

Tanto las personas como las organizaciones empresariales se han ido amoldando a este nuevo entorno y ya se empiezan a crear estándares de manejo de información que se consideran básicos y que por lo tanto se dan por descontados en las relaciones interpersonales e interempresariales.

El celular, Internet, los sistemas inalámbricos de comunicación, la mensajería instantánea, por mencionar algunos, son claros ejemplos de esta adaptación del comportamiento.

En el plano empresarial, el manejo de la información mediante sistemas que permiten centralización de fuentes únicas de datos, con amplia disponibilidad de acceso, independientes de la ubicuidad o el medio que utilice el usuario para acceder a ellos, cumplen con ese mismo propósito.

Es aquí donde nacen los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), BI (Business Intelligence), CRM (Customer Relationship Management), que hoy son la plataforma obligada para moverse ágilmente en el mundo de los negocios y mantener niveles adecuados de competitividad y sostenibilidad.

El aprovechamiento máximo de estas tecnologías no se da en forma espontánea por el simple hecho de adoptarlas; se requiere una serie de elementos que habrá que conjugar para hacer una selección de la solución correcta e involucrarla en la cultura de la organización, para que realmente se pueda obtener un beneficio real de dichas herramientas.

Para lograr que el resultado realmente sea satisfactorio y nos podamos alejar de las historias de fracaso que todos conocemos, conviene no perder de vista los siguientes elementos, dentro del proceso de adopción de la tecnología:

1.     Integre un equipo multidisciplinario. La adquisición y puesta en marcha de un sistema de información no es tarea exclusiva del personal del área de tecnología de la organización. De hecho, las experiencias han demostrado que si se enfoca de esa forma posiblemente el proyecto será un fracaso.

Un sistema de información ERP es una herramienta que permite que todas las áreas de la organización interrelacionen su información a través de los procesos misionales y administrativos de la misma. Por esta razón, en el proyecto deben estar involucrados todos los actores necesarios, desde la presidencia hasta el personal operativo, para que finalmente el resultado refleje la visión de todos y cada uno de ellos y el resultado esté alineado con las estrategias generales y las necesidades particulares de cada proceso de negocio.

2.     Seleccione el producto correcto para su empresa. Los requerimientos de su organización son particulares, al igual que la forma en la que ejecutan sus actividades de negocio. Por esta razón lo primordial es asegurar que el producto escogido cubre esas expectativas.

Pero ahí no para la tarea; se debe igualmente buscar que el producto tenga los elementos que permitan atender no solo las demandas de hoy, sino que tenga la capacidad de recibir las demandas de un entorno que implica cambios con alto requerimiento de eficacia en la respuesta. Los siguientes son los aspectos que hay que considerar:

·         Asegúrese de que el fabricante del producto conozca en profundidad la problemática de la región o país donde desarrolla sus operaciones y verifique que cuenta localmente con el equipo idóneo para atender los cambios en forma ágil.

·         El producto debe ser tecnológicamente independiente de la plataforma de base de datos.

·         Deber ser altamente configurable y poseer múltiples opciones de parametrización, que permitan modelar la realidad operativa del cliente.

·         Debe poseer herramientas que permitan construir y operar flujos de trabajo; de esta forma se facilitará la operación para el usuario y los cambios que la operación requiera se incorporarán de forma inmediata en el sistema.

·         Prefiera los productos que sean desarrollados, provistos, implementados y mantenidos por el mismo fabricante. Más de un jugador implica más desgaste, más costos y menos velocidad de respuesta cuando los inconvenientes surgen.

·         Si el producto tiene que ser ‘localizado’, seguramente tendrá inconvenientes y demoras cuando las reglas locales cambien. Prefiera productos nativos de su país o región; siempre responden mucho mas ágilmente que los productos extranjeros.

3.     Escoja el socio de negocios correcto. Este es posiblemente el aspecto más sensible de la decisión. Más que un sistema de información, la empresa está incorporando un socio de negocios que va a ser su apoyo para la ejecución de las metas estratégicas y tácticas de la organización en el largo plazo.

Por esta razón es indispensable mirar con detenimiento aspectos como:

·         Historia del proveedor: cuál es su trayectoria, cuánto tiempo lleva en el mercado, cuantas instalaciones exitosas puede mostrar, cual es su reputación en el mercado.

·         Experiencia en consultoría: como administra sus proyectos, que metodologías utiliza, con que certificaciones cuenta, que entendimiento ha demostrado de la problemática de la empresa, cuantas versiones ha liberado del producto.

·         Cultura: cuál es el comportamiento de negocios de la empresa, cómo atiende los problemas y reclamos, como responden las inquietudes y requerimientos.

·         Inversión y crecimiento: cuál es el comportamiento de crecimiento de la organización, cuánto invierte en Investigación y Desarrollo.

4.     Seleccione un equipo humano altamente comprometido.La adopción de un sistema de información implica un cambio cultural fuerte, no solo por la llegada de una nueva herramienta, sino porque ella exige un nivel de integración e interacción diferente, en el cual todos los funcionarios son dueños de una parte del proceso y a su vez son clientes y proveedores de los demás.

La participación debe ser activa y centrada en resultados, e involucra absolutamente a todos los niveles de la organización, independientemente de su nivel jerárquico. Una estructura de relacionamiento a nivel de equipo de proyecto (cliente-proveedor) será el mecanismo que permita hacer una ejecución controlada y comunicada, que fije derroteros, anticipe riesgos, cree planes de mitigación y consiga el resultado final en los términos esperados de tiempo, costo y forma.

5.     Defina en forma detallada el plan de implementación y divúlguelo.La definición clara de las metas en cada etapa del proceso, la divulgación explícita de las acciones a ejecutar y los resultados esperados dará un piso real al proyecto y evitará inconvenientes costosos.  No asuma nada; verifique y corrija rápidamente cualquier situación que atente contra el resultado esperado de cualquier actividad.

6.     Ofrezca el soporte y todas las herramientas necesarias para el proceso de implementación. El proceso generalmente es exigente y los problemas e inconvenientes van a saltar a cada paso del mismo. Ofrezca y demande todo el apoyo que el equipo requiera y rodéelo de las herramientas suficientes y necesarias para que ejecute su tarea. En otras palabras, asegure que no falten elementos para que las tareas se puedan llevar a cabo y los problemas puedan resolverse.

7.     Ejecute el plan, evalúe los resultados, ajuste el plan y repita el ciclo nuevamente. Esta es la disciplina que se convertirá en parte del ambiente de trabajo, no solo en las fases de implementación sino también después de la salida en producción del sistema.  Este ciclo permitirá lograr el máximo aprovechamiento de la inversión y sus resultados y creará el ambiente propicio para poder atender las nuevas demandas del mercado y efectuar los cambios en los procesos para atenderlas oportuna y eficazmente.

Si bien no se trata de una receta de cocina o una fórmula infalible, si está demostrado que la observación de estas premisas trae resultados positivos, cuando se ejecutan en forma disciplinada y con un alto nivel de comunicación.  De esta forma lograrán las organizaciones entrar el entorno y estar preparados para continuar en la carrera empresarial que el futuro demandará.

Digital Ware S.A., empresa colombiana con 20 años de presencia en el mercado, ha basado su gestión hacia el mercado en estos principios, generando plataformas de información altamente especializadas en Gestión Administrativa y Financiera (Seven ERP); Gestión de Nómina y Recursos Humanos (Kactus HR); Gestión de Servicios Hospitalarios (Hosvital HS), las cuales han permitido que más de 500 empresas en Colombia y en el exterior puedan manejar un entorno de manejo de información que apoya su gestión y crecimiento, utilizando tecnologías desarrolladas con visión innovadora y siguiendo los más exigentes estándares de calidad.

Adicionalmente, hoy en día la compañía cuenta con el único proyecto de Responsabilidad Social Empresarial basado en tecnologías de información con K-Client, herramienta de Gestión de Relacionamiento con Clientes (CRM) por Internet, totalmente gratuita, con la cual se promueve el acceso a las últimas tecnologías de información para los eslabones primarios de la cadena productiva del país, los microempresarios.

La gestión de Digital Ware S.A. cuenta hoy en día con los más altos reconocimientos del mercado, dentro de los cuales se destacan, entre otros,  el Premio Portafolio como la Empresa más Innovadora de Colombia; el Premio Colombiano de Innovación y Desarrollo Tecnológico otorgado por Fedesoft y el Premio Colombiano de Exportación de Software, los cuales evidencian los resultados de una gestión estructurada y claramente centrada en sus clientes y su evolución tecnológica.

JORGE CAMILO BERNAL MARTÍNEZ

Presidente CEO de Digital Ware

EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Uso de vocabulario y símbolos para describir los sistemas de información

La racionalización de los procedimientos facilita los procedimientos normales de operación de manera que puedan maximizar las ventajas de la computarización y que los sistemas de información puedan trabajar más eficientemente. El almacenamiento en línea se refiere a un archivo de información que la computadora y el usuario puede acezar de inmediato. Una base de datos es una colección de archivos a los que el usuario puede tener acceso.

Los símbolos más comunes para representar gráficamente los sistemas de información son los símbolos para los dispositivos de entrada (teclado, dispositivo digitalizador), para los dispositivos de procesamiento; y para los dispositivos de salida (pantalla en línea, impresora). Se puede representar a los sistemas de información usando estos símbolos junto con los de enlaces de telecomunicaciones y de almacenamiento (cinta magnética, disco magnético y disco óptico).

Distinción entre el procesamiento por lotes y en línea

En el procesamiento por lotes, las operaciones se acumulan y se almacenan en grupo hasta el momento en que resulta deficiente o necesario procesarlos. En el procesamiento en línea, el usuario alimenta las operaciones en un dispositivo directamente conectado al sistema de cómputo. En general, las operaciones se procesan de inmediato.

Identificación de los seis tipos de sistemas de información en las instituciones

Existen seis clases principales de sistemas de información en las instituciones actuales:

1)        los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) al nivel operativo;

2)        Sistemas del trabajo de conocimiento (STC);

3)        Sistemas de automatización en la oficina (SAO) al nivel de conocimientos; 4)

4)        Sistemas de información para la administración (SIA);

5)        Sistemas para el soporte a decisiones (SSD) al nivel gerencial; y,

6)        Sistemas de soporte a gerencial (SSG) al nivel estratégico.

Los seis tipos de sistemas están diseñados para diferentes propósitos y para diferentes personas. Los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) realizan y registran las operaciones diarias de rutina que son necesarias para la operación del negocio. También producen información para los otros sistemas. Muchas instituciones hoy día quedarían paradas si fallara su SPO tan sólo un día o aun horas. Ejemplos de estos sistemas son los usados para el procesamiento de pedidos, las reservaciones en una línea aérea y el sistema de nómina.

Los sistemas a nivel de conocimiento dan soporte a las personas que trabajan en oficina, como administradores o profesionales. Consisten en sistemas de automatización para oficina para el incremento de la productividad de los trabajadores de la información (procesadores de palabra, edición de escritorio, almacenamiento de documentos, transcripción por facsímil, correo electrónico, videoconferencias) y los sistemas de trabajo de conocimiento para estimular la productividad de los trabajadores del conocimiento (estaciones de trabajo profesionales, graficadores, modelos analíticos, preparación de documentos y comunicación). Los sistemas de trabajo de conocimientos están ligados estrechamente a los otros sistemas en la empresa.

Los sistemas de administración (SIA y SSD) proporcionan al nivel de control de la administración informes y accesos al continuo desempeño de la institución y a sus registros históricos. La mayoría de los informes emitidos por el SIA condensan información de los SPO y no son muy analíticos. Los sistemas de soporte de decisiones (SSD) dan apoyo a las decisiones de administración cuando éstas son únicas, rápidamente cambiantes y no están previamente especificadas. Tienen más modelos analíticos que los SIA y con frecuencia obtienen su información de fuentes externas al igual que internas.

Los sistemas de soporte a ejecutivos (SSE) dan apoyo al nivel estratégico al proporcionar un ambiente generalizado de computación y de comunicaciones para apoyar la toma de decisiones al nivel directivo. Cuentan con limitadas posibilidades de análisis pero pueden producir un software muy sofisticado de gráficas y recurrir a muchas fuentes externas e internas de información.

FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

           

El reto de los sistemas de información

Sistema de información.

La finalidad de un SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la torna de decisiones, a la comunicación, coordinación, control y análisis y visualización. Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.

Diferencia entre cultura computacional y cultura de sistemas de información.

La cultura en sistemas de información requiere de la comprensión de las dimensiones de organización y administración de los sistemas de información, así como de las dimensiones técnicas implicadas en la cultura computacional.

Necesidades de información de los diferentes niveles de la institución.

Para ser útiles, los SIBC deben reflejar fielmente los requerimientos de información de la institución. Deben satisfacer las necesidades del nivel específico y de la función de la institución que deben de apoyar.

Los sistemas de nivel operativo deben hacer un seguimiento de las actividades diarias de la empresa. Los sistemas de nivel de conocimientos apoyan la integración de nuevos conocimientos en toda la empresa; también existen para manejar documentación. Los sistemas a nivel de administración apoyan las actividades de planeación, control y seguimiento de los gerentes medios. Los sistemas de nivel estratégico apoyan a la planeación a largo plazo. Cada especialidad funcional, como ventas, manufactura, contabilidad, finanzas y recursos humanos en general tienen los cuatro tipos de sistemas.

Por qué los sistemas de información son tan importantes hoy día.

En general, existe una necesidad mayor para planear la arquitectura global de información de la institución. Las clases de sistemas construidos hoy en día son más importantes para el desempeño global de la institución, en especial en la economía tan altamente globalizada y basada en la información; las tecnologías son más poderosas y más difíciles de implantar, y las nuevas aplicaciones requieren de una interacción entre los expertos técnicos profesionales y la administración general.

Los enfoques conceptuales más importantes para los sistemas de información.

Existen enfoques técnicos y conductuales para el estudio de los sistemas de información. Ambas perspectivas pueden combinarse en un enfoque sociotécnico de los sistemas.

Principales retos de administración para la construcción y uso de sistemas de información en la institución.

Existen cinco retos claves de tipo administrativo para construir e implantar sistemas de información:

1)  diseñar sistemas que sean competitivos y eficientes

2)  entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios

3)  crear una arquitectura de información que dé soporte a las metas de la institución

4)  determinar el valor en negocios del sistema y

5)  diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.

Proyecto de Sistema de Información Municipal

“Gestionar la información para tomar mejores decisiones en el gobierno”, así se define el objetivo del Sistema de Información Municipal, un proyecto en el que Marinilla ya lleva serios adelantos.

El proyecto de la Administración Municipal de Marinilla empezó hace más de cinco años con una visión muy clara: permitir que el equipo humano del gobierno local contara con la mayor cantidad de herramientas posibles para lograr una acerada toma de decisiones en la gestión del territorio.

Pero afirmar un asunto como estos no es tan fácil.  Las implicaciones en dotación, modernización, tecnología y formación de los usuarios, son una tarea muy grande que se ha enfrentado desde el primer momento en que se habló de relacionar datos con mapas.

Una primera etapa de desarrollo, inevitable para el proyecto, son las Tecnologías de la Información y la Comunicación, en las cuales el Municipio ha avanzado bastante en los últimos cuatro años.  En este sentido, la dotación y renovación de equipos de cómputo, la instalación de redes de datos y el mejoramiento de la conectividad a internet son los avances más evidentes.

LANZAMIENTO DE GOOGLE

Según publica el diario italiano La República, Google está preparando el lanzamiento, antes de finales de año, de un sistema de información de pago que se llamará Newspass. Su funcionamiento estará integrado en los resultados de búsqueda de Google. Según el diario italiano, los contenidos de pago irán indicados con un símbolo y la infraestructura será única para web, móvil y tablet. El objetivo es monetizar estos contenidos con la puerta abierta a la colaboración con editores.

Precisamente, Google se ha enfrentado con los creadores de contenido porque éstos exigen un pago por indexar y ofrecer resultados de sus medios en su servicio de noticias. Con Newspass, Google podría estar buscando un arreglo que satisfaga a todas las partes. Siempre según el diario italiano, Google estaría hablando con diferentes empresas de comunicación para ver cuál es su respuesta y estudiar el margen de colaboración. Ya en otoño del año pasado, Google hizo una propuesta parecida a la Asociación de Editores de América.

Por su parte, el diario El Mundo se hace eco de lo que Google ha contestado a los periodistas del Guardián. Según el periódico inglés, el buscador no confirma ni desmiente la información aparecida en La República pero sí que admite buscar junto a los editores “una manera de potenciar cualquier servicio de suscripción en el que estén pensando [los editores]”. Ese sistema, según el diario italiano, estaría controlado por Google (suscripción, asistencia, facturación) pero la mayor parte de los ingresos irían a los creadores de contenido.

NOTICIAS DE IMPORTANCIA

LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Cuando las  personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante.

Lo que es seguro es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet  se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:

• Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

• Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva(Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta(Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

• Determinar las necesidades: este proceso también se denomina e licitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

• Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

• Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.

• Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

• Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
• Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.

• Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO:

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlo en todos sus proyectos.

Características del ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Por ejemplo, cuando una organización identifica una oportunidad a la cual le interesaría responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se emprenderá el proyecto. La definición del ciclo de vida del proyecto puede ayudar al director del proyecto a determinar si deberá tratar el estudio de viabilidad como la primera fase del proyecto o como un proyecto separado e independiente. Cuando el resultado de dicho esfuerzo preliminar no sea claramente identificable, lo mejor es tratar dichos esfuerzos como un proyecto por separado. Las fases del ciclo de vida de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos, descritos en detalle las fases del ciclo de vida de un proyecto son: Inicio _ Planificación _Ejecución _ Cierre del proyecto. La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente implica y, por lo general, está definida por alguna forma de transferencia técnica.

PRINCIPIOS, OBJETIVOS, CARACTERISTICAS Y CLASES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

Principios De Sistemas De Información

“Principios de los Sistemas”

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de organización, dicho sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

a) Entrada: es el proceso donde se toma los datos que requiere para procesar la información puede ser manuales o automáticas. Las manuales se suministran a través del usuario, y las automáticas son datos o información tomados de otros.

b) Almacenamiento: es una de las partes importante que posee la computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada y suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

c) Procesamiento: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida, puede ser utilizada para la toma de decisiones, haciendo posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados.

d) Salida de información: Es la capacidad para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. A través de las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.

OBJETIVOS:

•      Respaldar las operaciones empresariales.

•      Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

•      Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

•      Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

•     Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.

•      Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.

CARACTERISTICAS:

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

CLASES:

Hay cuatro clases principales de sistemas de información que sirven para diferentes niveles organizacionales:

•         Sistemas de niveles operacionales.

•         Sistemas de niveles de conocimiento.

•         Sistemas de niveles administrativos.

•         Sistemas de niveles estratégicos.

SISTEMAS DE INFORMACION EN LA ADMINISTRACION:

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.