La introducción de un nuevo sistema de información implica mucho más que nuevo hardware y software, comprende también cambios en los puestos, habilidades, administración y organización. No puede instalarse una nueva tecnología sin considerar a las personas que deben trabajar con ella.
Existen cuatro áreas en las que los desarrolladores de sistemas son considerados como responsables por la alta dirección:
•Son responsables de la calidad técnica de los sistemas de información. Los procesos deben ser oportunos, eficientes y altamente precisos.
•Son responsables de la interfase con el usuario, es la parte de un sistema de información con la que tienen que interactuar directamente.
•Son responsables por el impacto global del sistema en la institución, deben tomar en cuenta como el sistema afectará a la institución como un todo.
•Son responsables de la administración general para el proceso de diseño e implantación.
Rediseño de los procesos de Negocios.
Un nuevo sistema de información puede rediseñar de manera radical los procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Un proceso de negocios es un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un resultado definido de negocios.
El rediseño de los procesos de negocios sirve para reorganizar los flujos de trabajo, combinar pasos para reducir desperdicios y eliminar tareas repetitivas de documentación intensiva. A esto también se lo denomina reingeniería de negocios.
Decisiones para el desarrollo de Sistemas.
Se puede decidir por tres tipos:
•Comprar software ya hechos, estos sistemas no nos quedarán tan a la medida de lo que nosotros queremos.
•Construir o desarrollar el sistema de información (software), este será desarrollado por nosotros.
•Construir o desarrollar el sistema de información (software), desarrollado este por alguien.
Los sistemas se originan en distintos puntos de la institución. Existen tres fuentes:
•Los usuarios finales, son la fuente de la mayor parte de los proyectos de sistemas.
•El departamento de sistemas de información, las nuevas tecnologías pueden representar nuevas oportunidades para la institución para reducir costos o seguir nuevas líneas de negocios.
•La alta dirección, al desarrollar planes estratégicos para la institución puede concluir que nuevos tipos de sistemas de información serán necesarios para dar apoyo a las nuevas actividades.
Grupos involucrados en la construcción de Sistemas.
Para desarrollar un sistema deberá haber una estructura capaz de desarrollar dicho sistema.
Cuando se encara la tarea del desarrollo de un sistema lo primero que se debe hacer es formar el equipo de trabajo. Sus integrantes son:
•En este equipo es necesario poner en primera instancia a los usuarios seleccionados de acuerdo a determinadas pautas.
•Quienes los seleccionarán son los analistas de sistemas, son quienes escucharán e interpretarán a los usuarios, estos diseñarán los sistemas en base a lo que dicen los usuarios.
•Los programadores son los conocedores de los lenguajes de sistemas, van a ver el diseño que realizaron los analistas transformandolos en instrucciones entendidas por las máquinas.
•También estarán los revisores, son personas que tienen independencia de criterio, analizarán todo lo hecho, sus decisiones no están atadas. Los revisores tienen que trabajar en equipo diciendo a su leal saber y entender todas las fallas. No dependen de la misma organización del usuario y de los analistas. Hay dos tipos de revisores:
•Desde el punto de vista del usuario, va a ser alguien que conozca el área pero que no dependa de ella.
•Desde el punto de vista de los sistemas, va a ser alguien más cercano a los sistemas.
•El líder o gerente del proyecto es la cabeza responsable de que el proyecto se lleve adelante en tiempo y costo. Debe tener conocimiento del sistema, de las tareas a desarrollar y además tiene que saber manejar un equipo de trabajo y efectuar seguimientos constantes, si no llega con el tiempo deberá tomar medidas correctivas, tiene que informar el avance del proyecto y los inconvenientes.
Una vez formado el equipo del desarrollo se comenzarán las tareas las cuales están separadas en etapas lógicas.
Desarrollo de Sistemas.
Se refiere a todas las actividades que entran en la producción de una solución de sistemas de información para un problema o una oportunidad institucional. El desarrollo de sistemas es una forma estructurada de solución de problemas con actividades diferentes. Estas actividades consisten en:
•El análisis de sistemas Dentro de esta etapa tenemos a los Requerimientos.
•El diseño de sistemas Tanto el Global como también el Detallado.
•La programación
•Las pruebas
•La instalación
•El mantenimiento
Las actividades ocurren en orden secuencial. Algunas de las actividades deben ser repetidas o pueden ocurrir de manera simultánea, dependiendo del enfoque del desarrollo de sistemas que se emplee.
Análisis de Sistemas.
Es el análisis de un problema que la institución tratará de resolver mediante un sistema de información. Consiste en definir el problema, identificar sus causas, especificar la solución e identificar los requerimientos de información que deben ser cumplidos por una solución de sistemas.
El análisis de sistemas crea un mapa de carreteras de la institución y sus sistemas, identificando a los principales propietarios y usuarios de los datos en la institución. El analista debe describir el hardware y el software existentes que sirven a la institución.
Con este análisis el analista de sistemas detalla los problemas de los sistemas actuales, examinando los documentos, papeles de trabajo y procedimientos, entrevistando a los usuarios, puede identificar las áreas de problemas y los objetivos a ser alcanzados por una solución. Con frecuencia la solución implica desarrollar un nuevo sistema de información o mejorar el ya existente.
Además de recomendar una solución, el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar que una solución sea posible o alcanzable dados los recursos y restricciones de la institución. Se deben estudiar tres áreas principales de la factibilidad:
•Factibilidad técnica, el ingeniero deberá llevar a cabo un análisis y diseño adecuado en cuanto a las características del equipamiento.
•Factibilidad económica, el diseño, desarrollo e implementación del sistema deberá adecuarse en función a los requerimientos del usuario.
•Factibilidad operativa, si la solución propuesta es deseable con el marco administrativo y organizacional existente.
El proceso evaluará la factibilidad de cada una de ellas. Existen tres alternativas básicas de solución para todo problema de sistemas:
•No hacer nada.
•Modificar el sistema existente.
•Desarrollar un nuevo sistema.
Requerimientos de Información.
Los requerimientos de información de un nuevo sistema implican la identificación de quién necesita que información, dónde, como y cuando. El análisis de requerimientos define los objetivos del sistema nuevo o modificado y desarrolla una descripción detallada de las funciones que debe llevar a cabo el nuevo sistema. Los requerimientos deben considerar las restricciones de carácter económico, técnico y de tiempo así como las metas, procedimientos y los procesos de decisiones en la institución.
Un mal análisis de requerimientos es una de las causas principales de la falla de los sistemas y de los costos elevados del desarrollo.
Para obtener los requerimientos de los sistemas de información, los analistas deben trabajar una y otra vez en enunciados de requerimientos en colaboración con los usuarios.
El análisis de sistemas a menudo hace una contribución no intencional a la institución al aclarar los procedimientos y llegar a un consenso sobre como deben hacerse las cosas.
Una vez culminada la etapa de requerimientos los revisores independientes revisarán lo efectuado, no sólo las funciones sino también la auditabilidad del sistema.
Diseño Global o General de Sistemas.
Detalla como el sistema debe satisfacer los requerimientos de información tal y como fueron determinados por el análisis de sistemas.
El diseño del sistema de información es el plan general o modelo para ese sistema.
Los diseñadores son responsables por la administración y el control de la realización técnica de los sistemas. Hay 2 tipos de diseños:
•El diseño lógico, representa los componentes del sistema y sus relaciones mutuas, como aparecerán ante el usuario. Describe las entradas y salidas, las funciones de procesamiento a ser realizadas, los modelos de datos, los controles, etc.
•El diseño físico, es el proceso de traducción del modelo lógico abstracto a un diseño técnico específico para el nuevo sistema.
Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.
Alternativas de diseño.
Pueden ser:
•Centralizados o distribuidos
•En línea o por lotes
•Parcialmente manuales o fuertemente automatizados
Lo que hace que un diseño sea superior a los demás es la facilidad y eficiencia con que satisface las necesidades de los usuarios.
Antes de terminar el diseño de un sistema, los analistas evaluarán diversas alternativas de diseño.
Basándose en los requerimientos y en el análisis de sistemas, los analistas construyen los modelos, luego examinan los costos, beneficios y las fuerzas y debilidades de cada alternativa.
El diseño de los sistemas de información requiere de un alto nivel de participación y control de parte de los usuarios finales. Los requerimientos de información por parte de los usuarios presionan al proceso de diseño para asegurarse de que el sistema refleje las necesidades.
Diseño Detallado de Sistemas.
Una vez evaluadas las alternativas propuestas y elegida la más conveniente comienza la etapa del diseño detallado.
Se toma cada una de las funciones y se las divide a la mínima expresión.
El formato de entrada y el contenido de salida se determinan durante esta fase. Se desarrollan los encabezados, los títulos, los mensajes, el número de espacios, número de líneas, formato de las pantallas, ventanas, avisos y menúes. Se generan las especificaciones de los programas.
El profesional que interviene de manera directa debe diseñar y especificar los controles administrativos, de entrada y salida, de hardware y de seguridad.
Los usuarios finales están interesados en las tareas de la organización, poseen un conocimiento semántico que corresponde a sus tareas específicas.
Los técnicos y programadores se ocupan de la tecnología y sus aplicaciones, poseen un alto grado de conocimiento sintáctico que depende de la tecnología.
Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.
Programación.
Es el proceso de traducir las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño con código de programa.
El software deberá ser escrito de acuerdo a las especificaciones de entrada y salida y a través de un lenguaje compatible con la tecnología.
Sobre la base de documentos detallados de diseño para los archivos, operaciones y otros detalles de diseño se prepararán las especificaciones para cada programa en el sistema.
Una vez culminada esta etapa vendrán nuevamente los revisores.
Pruebas.
Es el proceso exhaustivo y profundo que determina si, bajo condiciones conocidas, el sistema produce los resultados deseados.
El 50% del presupuesto de desarrollo de software puede ser gastado en pruebas.
Las pruebas también son consumidoras de tiempo, en algunos casos partes del sistema deberá ser rediseñadas.
Las pruebas de un sistema de información pueden descomponerse en tres actividades:
•Pruebas por unidades. O pruebas de programas, consisten en probar cada programa por separado en el sistema. Las pruebas deben verse como un medio de localizar errores.
•Pruebas al sistema. Prueban el funcionamiento del sistema de información como un todo. Tratan de determinar si los módulos pueden funcionar conjuntamente tal como se planeó.
•Pruebas de aceptación. Proporcionan la certificación final de que el sistema está listo para ser usado en un escenario de producción. Las pruebas de sistemas son evaluadas por usuarios y revisadas por la administración.
Todos los aspectos de las pruebas deben ser pensados con sumo cuidado. Para asegurar esto el equipo de desarrollo trabaja con los usuarios para pensar en un plan sistemático de prueba. En el plan de prueba se incluyen todos los preparativos para la serie de prueba previamente descriptas.
Aquí se verá la eficiencia de los revisores independientes, ya que si criticaron bien durante todo el proceso tendremos pocos errores en la prueba
Una mala crítica hará un sistema más costoso por un lado y perdida de tiempo y esfuerzo por el otro. Cuando se critica algo se debe hacer con el ánimo de ver los errores.
Conversión.
La conversión es el proceso de cambiar el viejo sistema por el nuevo.
Aunque un sistema puede estar diseñado y desarrollado correctamente, gran parte de su éxito depende de lo bien que se planee y se lleve a cabo la implementación.
Para evitar dicha brecha de credibilidad es importante preparar un buen plan de implementación.
Se pueden usar cuatro estrategias de conversión:
•En paralelo. El sistema viejo y su reemplazo son operados conjuntamente durante un tiempo hasta que se aseguren que funciona correctamente. Este enfoque es caro y puede necesitar personal y recursos adicionales.
•Cambio directo. Reemplaza al viejo sistema por completo en un día determinado. Es muy riesgosa ya que puede ser más cara si se presentan serios problemas con el nuevo sistema.
•Estudio piloto. Implanta el nuevo sistema sólo en un área limitada de la institución, como un solo departamento o unidad operativa. Cuando esta versión quede completa se instala el sistema en el resto de la institución, simultáneamente o por etapas.
•Enfoque por fases. Introduce el nuevo sistema por etapas, ya sea por funciones o por unidades de la institución.
Para implementar el sistema con éxito es necesario previamente Capacitar a las personas que se encuentren afectados a él. La falta adecuada de capacitación contribuye al fracaso del sistema. Hay distintos enfoques empleados para llevar a cabo la capacitación, estos son:
•Seminarios e instrucciones en grupos
•Capacitación de procedimientos
•Capacitación tutorial
•Simulación
•Capacitación en el trabajo
•Centro de información
Todas las estrategias y metodología utilizadas para llevar adelante el proyecto deben ser conservadas en un Documento del sistema, el cual deberá contener la descripción de cómo opera el sistema de información desde el punto de vista técnico y del usuario.
Producción y mantenimiento.
La etapa posterior a la instalación del sistema se denomina Producción, una vez que la conversión se ha completado durante ese tiempo el sistema es revisado por especialistas para determinar que tan bien ha cumplido con sus metas originales.
Los cambios en hardware, software, documentación o procedimientos a un sistema para corregir errores, cumplir con nuevos requerimientos o mejorar la eficiencia de procesamiento se denominan Mantenimiento.
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