Ciclo de vida de los Sistemas.
Es el método más antiguo para el desarrollo de sistemas de información, aún se utilizan para sistemas complejos medianos o grandes. Esta metodología supone que un sistema de información tiene un ciclo de vida. El ciclo de vida de un sistema tiene 6 fases:
•Definición del proyecto.
•Estudio de sistemas.
•Diseño.
•Programación.
•Instalación.
•Posimplantación.
Cada fase consta de actividades básicas que deben ser realizadas antes de que la siguiente fase pueda iniciarse.
La metodología del ciclo de vida hace una partición del proceso de desarrollo de los sistemas en distintas fases y desarrolla un sistema de información de manera secuencial. Implica también una división del trabajo entre usuarios finales y especialistas en sistemas (analistas y programadores) de información.
Etapas del Ciclo de vida de los Sistemas.
Definición del proyecto. Es la etapa en donde se determina si la institución tiene o no un problema y si puede o no ser resuelto con un proyecto de sistemas.
Análisis de sistemas. Es la etapa en donde se analizan los problemas de los sistemas existentes, se definen lo objetivos a ser alcanzados por la solución y se evalúan las distintas soluciones.
Diseño. Es la etapa en donde se producen las especificaciones del diseño lógico y físico de la solución de sistemas. Destaca las especificaciones formales y la documentación, muchas de sus herramientas son los diagramas de flujo de datos, gráficas de estructuras del programa, flujogramas del sistema, etc., tienen posibilidad de ser utilizadas.
Programación. Es la etapa en donde se traducen las especificaciones de diseño producidas en la etapa de diseño en código de programación. Estas especificaciones describen lo que cada programa debe hacer, el tipo de lenguaje de programación a ser usado, entradas y salidas lógicas de procesamiento, calendarios de procesamiento, etc.
Instalación. Es la etapa en donde se realizan las pruebas, capacitación y conversión, las etapas finales que se requieren para poner en marcha a un sistema.
Posimplantación. Es la etapa en donde el sistema se usa, se evalúa en operación y se modifica para hacer mejoras o satisfacer nuevos requerimientos. Con el tiempo el sistema necesitará de tanto mantenimiento para permanecer eficiente y cumplir objetivos de los usuarios que llegará al final de su vida útil. Una vez que el ciclo de vida del sistema llega a su fin, un sistema completamente nuevo se necesita y el ciclo se inicia de nuevo.
Limitaciones del enfoque del ciclo de vida.
El enfoque del ciclo de vida es muy costoso y consumidor de tiempo. Una gran cantidad de tiempo se emplea en la recopilación de la información y en la preparación de especificaciones voluminosas y documentos de autorización.
El enfoque del ciclo de vida es inflexible y desmotiva el cambio. Cuando los requerimientos son incorrectos o se encuentra un error, la secuencia de las actividades del ciclo de vida debe repetirse. Los nuevos volúmenes de documentos deben generarse otra vez, incrementando sustancialmente el tiempo y costo de desarrollo.
El método del ciclo de vida es poco apropiado para las aplicaciones orientadas a la toma de decisiones. La toma de decisiones puede ser poco estructurada y fluida lo que hace que este elevado nivel de incertidumbre no puede ser fácilmente introducido en el enfoque del ciclo de vida.
Elaboración de prototipos.
Consiste en el desarrollo de un sistema no funcional rápido y barato para que los usuarios finales lo evalúen. Al interactuar con el prototipo, los usuarios pueden tener una mejor idea de sus requerimientos de información.
El prototipo es una versión operativa de un sistema de información o parte del sistema, se trata sólo de un modelo preliminar.
El proceso de desarrollo de un diseño preliminar, de probarlo, afinarlo y probarlo de nuevo se ha denominado proceso iterativo de desarrollo de sistemas, porque los pasos necesarios al desarrollar el sistema pueden repetirse una y otra vez.
El método de prototipos es menos formal que el del ciclo de vida. En vez de generar especificaciones detalladas y documentos de autorizaciones, el prototipo genera rápidamente un modelo operativo del sistema. Los requerimientos se determinan dinámicamente a medida que el prototipo se construye.
Etapas en la construcción de prototipos.
1° Etapa. Identificar los requerimientos básicos del usuario. El diseñador del sistema trabaja con el usuario para obtener de este sus necesidades.
2° Etapa. Desarrollar un prototipo inicial. El diseñador crea un prototipo operativo. Sólo podrá llevar a cabo las funciones más importantes del sistema propuesto o puede ser un sistema con un archivo restringido.
3° Etapa. Uso del prototipo. El usuario trabajará con el sistema con el objeto de determinar que tan bien satisface sus necesidades.
4° Etapa. Revisión y mejora del prototipo. El desarrollador del sistema anota todos los cambios solicitados por el usuario y lo afina de acuerdo con ellos.
Luego de que el prototipo has sido revisado, el ciclo regresa a las etapas 3 y 4 que se repite hasta que el usuario quede satisfecho.
Cuando ya no se requieren más iteraciones, el prototipo aprobado se transforma en un prototipo operativo que proporciona las especificaciones finales para la aplicación.
Ventaja y desventajas de la elaboración de los prototipos.
Los prototipos son de mayor utilidad cuando existen alguna incertidumbre sobre los requerimiento o soluciones de diseño. Puede ser difícil señalar por adelantado los requerimientos o pueden cambiar a medida que progresa la implantación.
Los prototipos son útiles para el diseño de la interfase con el usuario final de un sistema de información. El prototipo permite que los usuarios reaccionen de inmediato a las partes del sistema con las cuales tratarán.
Los prototipos involucran intensamente a los usuarios a lo largo del desarrollo del ciclo de vida de los sistemas.
Los prototipos pueden no ser adecuados para todas las aplicaciones. No deben ser sustitutos para el caso de que se requiera de un análisis cuidadoso de los requerimientos, de metodologías de análisis estructurados o una documentación más profunda.
Las aplicaciones que están orientadas hacia el manejo sencillo de datos y administración de registros son buenos candidatos para los prototipos. Los prototipos están mejor adaptados para las aplicaciones más pequeñas.
El atractivo de un prototipo con facilidad puede estimular al equipo de desarrollo a moverse demasiado aprisa hacia un modelo operativo sin siquiera captar un conjunto básico de requerimientos.
Las etapas finales para convertir el prototipo en un sistema de producción afinado no pueden llevarse a cabo. Una vez terminado, el prototipo a menudo formará parte del sistema final de producción. Si la administración trabaja bien no hará falta una reprogramación o rediseño. El desempeño técnico puede ser muy ineficiente, fácilmente pueden fallar en alojar grandes cantidades de datos dentro de un ambiente de producción.
Los sistemas que dan origen a prototipos deben ser probados y documentados, pero con frecuencia estos pasos se acortan. Los administradores suponen que las pruebas pueden ser manejadas por los usuarios, cualquier cosa que pase será corregida más adelante. Como el sistema puede cambiar con tanta facilidad, la documentación puede no mantenerse bien actualizada.
Desarrollo de sistemas con paquetes de software de aplicaciones.
Es el conjunto de programas de software, preescritos y precodificados de aplicaciones que están disponibles para su adquisición o renta.
Cuando un paquete de software de aplicaciones adecuado se encuentra disponible, elimina la necesidad de escribir programas y disminuye la cantidad de diseño, pruebas, instalaciones y trabajo de mantenimiento. Como el proveedor del paquete ya ha hecho la mayor parte del diseño, programación y pruebas, tanto el tiempo como los costos para desarrollar un nuevo sistema pueden reducirse.
Los paquetes pueden seleccionarse como una estrategia de desarrollo bajo las siguientes circunstancias:
•Donde las funciones son comunes para muchas empresas.
•En donde los recursos para el desarrollo interno de sistemas de información son escasos.
•Cuando las aplicaciones para microcomputadoras se desarrollan para usuarios finales.
Ventajas y desventajas de los paquetes de software.
•Ventajas de los paquetes. La mayor parte del diseño ya está listo. Los paquetes de software pasan por numerosas pruebas antes de ser comercializados de manera que los principales problemas técnicos ya han sido eliminados. Las pruebas para la instalación pueden hacerse en un período corto. Los proveedores también proporcionan herramientas y asistencia en la instalación de los principales sistemas en macro o microcomputadoras. También proporcionan mejoras periódicas o actualizaciones. Una menor cantidad de recursos de sistemas de información son necesarios para dar soporte a un sistema basado en paquetes. La documentación del sistema y del usuario han sido previamente escritas y son mantenidas actualizadas por el proveedor. Otro beneficio es como pueden reducir algunos de los cuellos de botella de la institución en el proceso de diseño de sistemas debido a que las especificaciones del paquete ya están fijas, por lo que los usuarios deben aceptarlas tal y como están. Por tal motivo la principal contribución de los paquetes puede ser su capacidad para terminar con las mayores fuentes de resistencia organizacional en el esfuerzo de desarrollo de sistemas.
•Desventaja de los paquetes. El software de aplicación comercial aún no ha alcanzado el nivel de sofisticación y calidad técnica necesario para producir paquetes multipropósito que puedan hacer bien todo lo que los usuario deseen en las aplicaciones específicas. En algunos casos, los paquetes pueden atentar contra el esfuerzo de desarrollo al incrementar los costos de conversión. Los paquetes pueden no cumplir con todos los requerimientos de las instituciones, para estos casos los proveedores de software adaptan el software comercial básico a las necesidades y requerimientos de la institución. Las características de adaptabilidad permiten que un paquete de software sea modificado para cumplir con los requerimientos únicos de una institución sin destruir la integridad del paquete de software. Una política establecida por los proveedores de software es no dar soporte a sus productos si se han hecho cambios que alteren el código fuente del paquete (es el caso cuando un paquete deja muchos requerimientos sin satisfacer y utiliza a sus programadores para escribir programas anteriores y posteriores para completar el paquete), en algunos casos es imposible su reconocimiento y mantenimiento. El precio inicial de compra del paquete puede ser una decepción a causa de estos costos ocultos de implantación.
Selección de paquetes de software.
Los paquetes de software deben ser evaluados antes de ser usados como cimiento de un nuevo sistema de información. El proceso de evaluación de paquete se basa en una requisición de propuesta, que es una lista detallada de preguntas que se remite a los proveedores de software, influye preguntas como las siguientes:
•Funciones incluidas
•Flexibilidad
•Amistad hacia el usuario
•Recursos de hardware y software
•Características de la base de datos
•Esfuerzo de instalación
•Mantenimiento
•Documentación
•Calidad del proveedor
•Costo
Los paquetes y el proceso de desarrollo de sistemas.
El esfuerzo de diseño consistirá en tratar de moldear los requerimientos de los usuarios para apegarse a las características del paquete, en vez de adaptar las especificaciones de diseño del sistema a los requerimientos de los usuarios.
Aun con el paquete más flexible y adaptable existen límites a la cantidad de adaptación permitida. En los mejores paquetes no se puede esperar que se cumpla con más del 70% de los requerimientos, en cuanto al 30% restante este no estará satisfecho o buscará otros medios para satisfacerlo.
Desarrollo por usuarios finales.
Es el desarrollo de sistemas de información por los usuarios finales con poca o ninguna asistencia formal de parte de los especialistas técnicos. Esto es posible gracias a las herramientas de software de cuarta generación (lenguajes de cuarta generación, lenguajes gráficos y herramientas de microcomputadoras). Los usuarios finales pueden acceder a datos, crear informes y desarrollar sistemas de información totales propios. Muchos de estos sistemas pueden ser creados más rápido que con el ciclo tradicional de vida de los sistemas.
Herramientas del cómputo del usuario final: fuerzas y limitaciones.
Muchas herramientas de la cuarta generación incluyen conocimientos de diseño de aplicaciones interconstruidos. Los lenguajes de cuarta generación están enlazados con bases de datos organizadas y definidas, pueden acceder fácilmente a datos, generar informes o gráficas o generar operaciones sencillas entre datos. Tienen también nuevas capacidades como gráficas, hojas de cálculo, modelaje y recuperación de información ad hoc que satisfacen importantes necesidades de negocios.
La mayoría de estas herramientas fueron diseñadas para sistemas sencillos que manejan archivos pequeños.
El procesamiento de cuarta generación es relativamente ineficiente y los lenguajes consumen grandes cantidades de recursos de la computadora. Procesan las operaciones en forma lenta y a un costo alto, esto ocurre generalmente cuando se manejan archivos grandes.
Beneficios y problemas de administración.
Debido a que los usuarios finales pueden crear aplicaciones totalmente propias o con una mínima asistencia de los especialistas en sistemas, estos sistemas pueden ser creados de manera más rápida e informal que los sistemas tradicionales. Esta situación genera beneficios y problemas para las instituciones ya que estos sistemas quedan fuera de las restricciones del ambiente formal.
El desarrollo de usuarios finales proporciona muchos beneficios a las instituciones, se incluyen:
•Hay una menor posibilidad de que los requerimientos puedan ser mal interpretados por los usuarios.
•Habrá un mayor involucramiento y satisfacción de los usuarios.
•Los usuarios desempeñan un papel mucho más activo en el proceso. Las herramientas de cuarta generación han ayudado a romper la barrera entre usuario y programadores.
•La productividad de los sistemas de información puede incrementarse mediante el uso de lenguajes de cuarta generación, pero a su vez los sistemas desarrollados por usuario retrasan la elaboración de aplicaciones al transferir la responsabilidad del desarrollo del personal de sistemas de información a los usuarios finales.
La computación de usuarios finales presenta riesgos porque ocurre fuera de los mecanismos tradicionales de administración y control de sistemas de información. Los retos que trae la computación de usuarios finales son los siguientes:
•Sin analistas formales de sistemas de información las aplicaciones desarrolladas por usuarios finales no tienen una revisión externa independiente.
•Los sistemas creados por los usuarios son creados sin una metodología formal de desarrollo.
•Datos no controlados. Muchos de los archivos contendrán elementos de información idénticos, pero cada aplicación de usuarios puede actualizar y definir estos datos de manera diferente.
•Proliferación de sistemas privados de información. Estos sistemas pueden ocultar información a otros grupos.
Centros de Información.
Es una instalación especial que proporciona capacitación y soporte para el cómputo de los usuarios finales.
Aquí se encuentran especialistas en software y hardware y técnicos que proporcionan a los usuarios finales herramientas y capacitación para crear sus propias aplicaciones.
Entre los servicios típicos que proporcionan se tienen los siguientes:
•Capacitación en lenguajes de alto nivel y herramientas de desarrollo.
•Asistencia técnica en el acceso de los datos.
•Asistencia en depuración de programas.
•Asistencia para aplicaciones, consultas e informes que requieran lenguajes de alto nivel.
•Generación y modificación de prototipos.
•Proporcionar enlaces con otros grupos de procesamiento de información.
•Evaluar nuevo hardware y software.
•Mantener un catálogo de aplicaciones y de bases de datos existentes.
Políticas y procedimientos para administrar la computación de los usuarios finales.
Los administradores pueden complementar a los centros de información central con centros más pequeños y distribuidos que proporcionen capacitación y herramientas de cómputo.
Los administradores no deben permitir que las aplicaciones de usuarios finales sean desarrolladas al azar.
La administración debe desarrollar controles sobre el cómputo de usuarios finales. Entre estos se pueden incluir:
•Justificación de los costos de los proyectos de sistemas de información de usuarios finales.
•Normas de software y hardware para las aplicaciones de los usuarios finales.
•Normas a nivel de empresa para las microcomputadoras, procesadores de palabras, graficadores y herramientas de consulta e información.
•Controles para las aplicaciones desarrolladas por los usuarios finales.
Fuentes externas en los sistemas de información.
Es el proceso de dar las operaciones del centro de cómputo, redes de telecomunicaciones o desarrollo de aplicaciones de una institución a proveedores externos.
Ventajas y desventajas de acudir a fuentes externas.
•Ventajas:
•Economía. Proporcionan a menor valor de lo que a la institución le cuesta.
•Calidad en el servicio. Ya que perderán al cliente si el servicio no es satisfactorio.
•Predecibilidad. Reduce los costos de incertidumbre.
•Flexibilidad. Acudir al exterior puede proporcionar un mejor control de negocios porque sus capacidades y costos pueden ser ajustados a las necesidades cambiantes.
•Liberación de recursos humanos para otros proyectos.
•Liberación de capital financiero
•Desventajas:
•Pérdida de control. Esto es debido a que se cede la responsabilidad y la operación de sus sistemas de información.
•Vulnerabilidad de la información estratégica. Los secretos comerciales o información privada pueden filtrarse hacia los competidores ya que los sistemas están siendo procesados en forma externa.
•Dependencia. Se hace dependiente de la viabilidad del proveedor.
Cuando utilizar los proveedores externos.
Existen una cantidad de circunstancias dentro de las cuales acudir a proveedores externos tiene sentido:
•Cuando existe una oportunidad limitada de la empresa para distinguirse ante la competencia a causa de una aplicación o una serie de aplicaciones en particular de un sistema de información.
•Cuando la predecibilidad de la interrupción de los sistemas de información no es muy importante.
•Cuando concesionar servicios al exterior no aleja a la empresa del know how técnico para innovaciones futuras en los sistemas de información.
•Cuando las capacidades de sistemas de información de la empresa son limitadas, ineficaces o técnicamente inferiores.
Administración de la concesión a fuentes externas.
Las instituciones deben asegurarse que el proceso está adecuadamente administrado. Con un buen análisis y sana comprensión de las fuerzas y limitaciones de las fuentes externas, los administradores pueden identificar las aplicaciones más adecuadas para ser desarrolladas y controladas por fuentes externas y desarrollar un plan viable de uso de estas fuentes.
La empresa debe de tener una relación confiable de trabajo con un proveedor de servicios externos. El proveedor debe entender el negocio del cliente y trabajar con él como socio, adaptando los acuerdos para satisfacer las necesidades cambiantes del cliente.
Las empresas deben entender claramente las ventajas proporcionadas por el proveedor y lo que tiene que abandonar para obtener tales ventajas.
Las instituciones no deben delegar responsabilidad administrativa al usar fuentes externas, debe administrar al proveedor externo de la misma manera en que administrarían sus propios departamentos internos de sistemas de información.
Las empresas deben diseñar los contratos externos cuidadosamente, de manera que los servicios externos se ajusten si la naturaleza del negocio cambia.
